Outil indispensable pour tout commerçant, la caisse enregistreuse a connu de nombreuses évolutions rythmées par le développement des nouvelles technologies. Les solutions de caisses sont alors devenues de réels outils de gestion capables d’agir comme des leviers de performances et de compétitivité pour les entreprises.
Aujourd’hui, il existe de nombreuses offres de caisses sur le marché. Alors, comment s’y retrouver ? Comment choisir la solution la plus adaptée à son commerce ? Retrouvez nos conseils pour vous guider au mieux dans ce choix.
L’utilité d’une solution de caisse
Un logiciel de caisse efficace est indispensable pour garantir le bon fonctionnement d’un point de vente et ne se limite pas qu’aux encaissements et à la génération de tickets. La digitalisation des solutions permet aujourd’hui de prendre en main toute la gestion commerciale d’une entreprise allant de la conduite des stocks à l’analyse des statistiques de vente.
Ces solutions permettent également à chaque commerçant de respecter ses devoirs en termes de légalité notamment en matière de comptabilité et de fiscalité.
Pourquoi est-il si important de bien choisir sa solution de caisse ?
Le choix d’une solution de caisse ne doit pas se faire à la légère : il sera déterminant pour mener à bien le développement de votre point de vente et peut se révéler être un véritable frein en cas de dysfonctionnement.
Il est important de savoir qu’une solution de caisse doit être adaptée à votre activité, et non l’inverse. Ce sont vos besoins, la taille de votre structure ou encore le type de produits/services que vous offrez qui vont créer la solution qui vous sera proposée. Par exemple, un système de caisse proposé à un boulanger sera totalement différent de celui proposé à un magasin de textile. Un logiciel de caisse bien choisi sera adapté à vos besoins mais se devra également d’être intuitif, fluide et surtout facile d’utilisation. Ainsi, vous pourrez gagner du temps et augmenter votre productivité ainsi que celle de vos collaborateurs.
Au niveau du matériel nécessaire, il peut être acheté ou loué. N’oubliez pas qu’il doit rester performant et constamment maintenu à jour. Ce dernier point est indispensable pour des raisons de légalité (conformité aux réglementations en vigueur) mais aussi de performance et de sécurité.
Enfin, il est important de veiller à choisir une solution qui simplifie la comptabilité de votre structure. La caisse doit être capable de reprendre automatiquement vos données chiffrées et de les transmettre à votre organisme comptable de référence. Un gain de temps pour vous, pour votre comptable mais surtout, une marge d’erreur réduite à zéro.
Comment choisir sa solution de caisse ?
Nous l’avons vu précédemment, bien choisir son prestataire de solution de caisse est indispensable pour garantir le bon fonctionnement de votre point de vente. Voici quelques points d’attention utiles pour vous aider à trouver la solution idéale :
• Trouver un prestataire de confiance qui saura vous accompagner tout au long de votre contrat et pourra intervenir rapidement en cas de dysfonctionnement (un prestataire local sera plus à même d’intervenir rapidement sur votre point de vente).
• Le prestataire choisi devra développer une solution entièrement personnaliséeet adaptée à vos besoins. C’est la solution qui s’adapte à vous et non l’inverse.
• L’interface de gestion doit être simple et facile d’utilisation. Toute votre équipe doit pouvoir l’utiliser et ce, sans connaissances informatiques au préalable.
• La solution logicielle proposée doit être sécurisée. Vous seuls devez avoir accès à vos données, que ça soit pour des raisons de confidentialité ou encore de réglementation (RGPD).
• Votre interface doit pouvoir fonctionner même en cas de coupure du réseau internet (il est inconcevable de ne plus pouvoir travailler en cas de panne du réseau).
• Vérifiez que la solution qui vous est proposée respecte la norme NF 525 en date du 1er janvier 2018. Cette loi des finances stipule que les commerçants professionnels et artisans assujettis à la TVA doivent être équipés d’un système d’encaissement, d’une caisse enregistreuse et d’un logiciel de caisses certifiés NF525, c’est-à-dire de bénéficier d’un logiciel sécurisé de conservation, d’archivage et d’inaltérabilité des données. Votre prestataire doit être en mesure de vous fournir une attestation de conformité à ce sujet.
SOS FUTUR, en tant que prestataire local, vous propose une solution clé en main de caisses totalement personnalisable et adaptée à votre demande.
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